Handleiding vrijwilliger

Als vrijwilliger zie je de openstaande aanvragen van scholen binnen jouw CoC-regio. Je schrijft je in op de bezoeken die je kunt doen; de coördinator wijst je vervolgens definitief toe.

Account aanmaken

1. Ga naar https://coc-planning-tool.instance.blue/aanmelden.
2. Vul voornaam, achternaam en e-mailadres in.
3. Kies je regio uit de lijst. Dit is de CoC-regio waarin je actief wilt zijn — je ziet daarna alle aanvragen van scholen die daaronder vallen.
4. Kies een wachtwoord van minimaal 8 tekens en bevestig het.
5. Klik op Aanmelden als vrijwilliger.

Opmerking

Het veld heet Regio, maar in de lijst staan de CoC-regio’s — de eigen indeling van de organisatie. Eén keuze dekt dus meerdere schoolregio’s.

Je ziet de bevestiging “Aanmelding ontvangen!”. Een coördinator beoordeelt je account.

Opgepast

Je kunt pas inloggen nadat een coördinator je hebt goedgekeurd. Probeer je het eerder, dan verschijnt: “Je account wacht nog op goedkeuring van een coördinator.”

Inloggen

Ga naar https://coc-planning-tool.instance.blue/login, vul je e-mailadres en wachtwoord in en klik op Inloggen. Je komt op je dashboard. Rechtsboven staan je naam en de link Uitloggen.

Krijg je “Geen regio gekoppeld aan uw account”? Neem dan contact op met je coördinator.

Je dashboard

Het dashboard bestaat uit vier delen:

1. Kalender — alle aanvragen en afspraken van de maand.
2. Openstaande aanvragen in mijn regio — waar je je op kunt inschrijven.
3. Mijn inschrijvingen — waar je je al voor hebt opgegeven.
4. Mijn toegewezen afspraken — wat definitief van jou is.

Staat er een afspraak in de nabije toekomst, dan verschijnt onderaan het scherm een balk met je eerstvolgende afspraak — met Vandaag of Morgen als het zover is.

Kalender

Blader met de pijltjes naast de maandnaam door de maanden. Elke stip is een aanvraag; de legenda boven de kalender legt de kleuren uit (toegewezen, ingeschreven, open). Klik op een item om naar de bijbehorende kaart of rij te springen — die licht dan even op.

Aanvragen van het type Periode hebben geen vaste dag. Die staan onder de kalender onder het kopje Periodes (nog geen vaste datum).

Je inschrijven op een aanvraag

Elke openstaande aanvraag is een kaart met de school, het type aanvraag, de datum, het adres, en wie zich al hebben ingeschreven. Rechtsboven op de kaart staat het aantal ingeschrevenen — bij een maximum in de vorm ingeschreven / plekken.

Op elke kaart staan drie knoppen:

Knop	Wat het doet
Inschrijven	Je geeft je op. De kaart verhuist naar Mijn inschrijvingen
Kan niet	Je laat weten dat je niet kunt. De kaart wordt grijs maar blijft zichtbaar
Briefing	Opent alle details van de aanvraag

Je keuze is niet definitief:

• Na Inschrijven verschijnt Annuleren om je inschrijving in te trekken.
• Na Kan niet verschijnt Ongedaan maken om terug te komen op je keuze.

Onder Mijn inschrijvingen zie je bij Ingeschreven: ook de namen van de andere vrijwilligers die meegaan.

Opmerking

Inschrijven is nog geen toewijzing. De coördinator bepaalt wie het bezoek doet en wijst je toe. Pas dan staat de afspraak onder Mijn toegewezen afspraken.

De briefing lezen

Klik op Briefing op een kaart of in de tabel met je afspraken. Je ziet:

• school, adres en regio;
• het type aanvraag en de status;
• naam en e-mailadres van de docent;
• het maximum aantal vrijwilligers;
• de datum(s) en tijd(en);
• de opmerking van de docent — hier staat vaak het vak, de klas en waar je je moet melden.

Neem de briefing door voordat je op pad gaat; het e-mailadres van de docent gebruik je om je bezoek af te stemmen.

Mijn toegewezen afspraken

De tabel onderaan toont per afspraak de School, Datum/Tijd, het Adres en de Docent — diens e-mailadres is aanklikbaar — met daarnaast de knop om de briefing te openen. Heb je nog niets toegewezen gekregen, dan zie je “Geen toegewezen afspraken.”.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik scholen uit verschillende regio’s? Je hangt aan een CoC-regio, en daar vallen meerdere schoolregio’s onder. Alle aanvragen daarbinnen zijn voor jou zichtbaar.

Ik zie geen enkele aanvraag. Dan staan er op dit moment geen openstaande aanvragen in jouw CoC-regio. Kijk later opnieuw, of vraag je coördinator of je aan de juiste regio hangt.

Ik heb me ingeschreven maar hoor niets. De coördinator wijst toe zodra duidelijk is wie er gaat. Blijft het lang stil, mail dan je coördinator.

Ik kan toch niet op een afspraak die aan mij is toegewezen. Neem zo snel mogelijk contact op met je coördinator; die kan de toewijzing ongedaan maken en iemand anders zoeken.